DIE BÜRO SOFTWARE FÜR ÖSTERREICHISCHE SELBSTÄNDIGE & KMUS
Benutzerhandbuch
Benutzerhandbuch
Inhaltsverzeichnis
Mit hörb starten
1. Die Einrichtung von hörb
Belege anpassen
Definiere dein Beleg Layout: lade ein PDF mit deinem Wunschdesign hoch, Beispielsweise dein Briefpapier. Lege individuelle Felder und Belegtexte fest.
Mehrwertsteuer
Hinterlege die benötigten Mehrwertsteuersätze.
Und lege fest, welche der Standard (Default) Steuersatz für deine Belege ist.
Erstelle Preisschienen und Zahlungsziele
Du kannst für deine Artikel unterschiedliche Preisscheinen definieren, solltest du unterschiedliche Preise haben z.B.: Händlerpreis, Endkundenpreis und Lieferant.
Zudem kannst du mehrere Zahlungsziele anlegen und deinen Kunden zuweisen.
Artikel, Kunden und Projekte anlegen
Definiere deine Warengruppen, Untergruppen und Artikel.
Speichere deine Kunden in hörb. Bei Bedarf kannst du auch Lieferanten anlegen.
Lager und Lagerplätze anlegen
Lege dein Lager an und definiere Lagerplätze.
Belege anpassen
Belege sind wie eine Visitenkarte – nützte die Chance für ein professionelles und individuelles Auftreten. hörb bietet die hier einige Möglichkeiten um sich vom Mittbewerb positiv abzuheben.
Beleglayout
Gestalte ein Beleglayout, dass zu deinem Unternehmen passt. Du kannst entweder dein Briefpapier verwenden, oder ein neues PDF Dokument erstellen.
Bitte beachte dabei: Die Kopfzeile (3,2 cm) und die Fußzeile (3,5 cm) können frei gestaltet werden. Im Hauptteil druckt hörb alle Beleg Elemente auf deine Vorlage. Mit der Vorschau Funktion, kannst du prüfen, wie deine fertigen Belege aussehen.
- Füge dein Unternehmenslogo ein
- Setze auf deine Unternehmensfarben
- Ergänze Elemente, die zu deinem Unternehmen passen
- Achte darauf, keine zu dunkeln Farben oder Kontraste im Druckbereich zu nutzen.
- Du kannst ein aktuelles Briefpapier nutzen
- Um ein neues PDF zu erstellen, kannst du beispielsweise Word, oder das gratis Online Tool Canva nutzen.
Belegfelder
Pro Beleg kannst du bis zu 5 individuelle Felder festlegen, die hörb für dich aufdruckt. Du kannst bei jedem Feld angeben, auf welchen Belegen es aufgedruckt werden soll.
- lege bis zu 5 Felder pro Beleg fest
- ein Feld kann auf beliebig vielen Belegarten gedruckt werden
- Individuelle Belegfelder sind auf englisch und deutsch verfügbar.
- Du kannst eine Check box, ein Datumsfeld oder ein Textfeld auswählen.
Belegtext
Um deinen Belegen eine persönliche Note zu geben, kannst du Vorschläge für Belegtexte abspeichern. Diese kannst du dann je nach Bedarf per Klick zu dem Beleg deiner Wahl hinzufügen.
- nutze Belegtexte für Grußbotschaften
- du kannst deine Belegtexte für Marketingnachrichten verwenden
- Kündige ein Event an.
- Kommuniziere einen Gutscheincode für den nächsten Einkauf
- oder du sagst deinen Kunden einfach "Dankeschön"
MwSt Sätze hinterlegen
Lege deine Standard Mehrwertsteuer fest und alternative Mehrwertsteuersätze.
Du hast auch die Möglichkeit Länder spezifisch Steuern anzulegen. Bei Kunden aus dem jeweiligen Land, wird automatisch der hinterlegte Steuersatz gewählt.
- Standard (Default) Mehrwertsteuersatz
- Mehrwertsteuersatz je Land
Preisschiene und Zahlungsziele festlegen
Solltest du für deine Artikel oder Dienstleistungen je nach Kundengruppe verschiedene Preise anbieten, kann das über die Preisschienen definiert werden.
So kannst du z.B. die Lieferantenpreide des Artikels speichern und Preise für Großkunden, den Kundenclub, sowie reguläre Verkaufspreise abbilden.
Auch die Zahlungsziele kannst du individuell je Kunde festlegen. Definire im ersten Schritt mögliche Zahlungsziele und wähle dann pro Kunden die passende Variante.
- bilde verschiedene Preise für Kundengruppen, oder deinen Lieferant über Preisschienen ab
- bei den jeweiligen Kunden kannst du die zutreffende Preisschiene angeben, bei den Artikeln die Preise pro Preisschiene.
Artikel, Kunden und Projekte anlegen
Wenn du Artikel, Kunden und Projekte angelegt hast, bist startklar.
Artikel anlegen
Bevor wir die Artikel anlegen, werden die Warengruppen und Untergruppen vorbereitet. Sobald die Gruppen gespeichert sind, können wir Artikel anlegen.
Die Artikelnummer kann frei vergeben, oder von hörb generiert werden. Optional kann eine Artikelbeschreibung angegeben werden. Ja Artikel wird der Verkaufspreis angeben, sowie die MWSt. Nach Bedarf können Preise je nach Preisschiene definiert werden.
Es gibt die Möglichkeit Artikelbilder hochzuladen und sollten weitere Felder benötigt werden, können diese individuell angelegt werden – im Menüpunkt Artikelstammfelder.
Wenn ähnliche Artikel mehrfach angelegt werden müssen, kann die Funktion „Duplizieren“ die Arbeit erleichtern.
- optional Artikelnummern generieren lassen
- MWSt Satz wählen
- individuelle Artikelfelder angeben
- unterschiedliche Preise (Preisschienen) angeben
- Artikel (z.B. Versand) vom Rabatt ausschließen
- Artikel duplizieren
Kunden anlegen
Du kannst privat Kunden und Firmen in hörb anlegen. Die Kundennummer kann dir hörb generieren.
im Feld Adresszusatz kannst du bei Firmen optional einen Ansprechpartner hinterlegen (zu Handen Feld). Kunden im Außland, oder außerhalb der EU, können entsprechend markiert werden. Für Kunden aus dem Ausland steht die Belegsprache englisch zur Verfügung.
Zudem können eine Preisschiene, ein Rabattvorschlag und ein Zahlungsziel pro Kunde definiert werden.
- englisch/deutsch
- Preisschiene für Endkunden, Großkunden, Kundenclub,..
- Zu Handen Feld bei Firmen optional
- Rabattvorschläge
- Zahlungsziel
Projekte anlegen
Um die Projektzeiterfassung nützen zu können, werden die Projekte in hörb gespeichert und der Kunde, sowie die Soll-Stunden hinterlegt.
Für eine bessere Übersicht, kann pro Projekt eine Farbe gewählt werden.
- Soll-Stunden
- Projekt-Farbe für gute Übersicht
Lagerplätze anlegen
In hörb kannst du Artikel für Kunden einlagern. Lege hierzu deine Lagerplätze an, gebe einen Code und einen Namen für den Lagerplatz an.
Sobald die Lager definiert sind. Kannst du Artikel ein- und auslagern.
- Lege Lagerplätze an.
- Lagere deine Artikel ein
Vielseitige Module
Die Funktionen im Überblick
digitale Angebote und Rechnungen
Erstelle mit wenigen Klicks alle Belege vom Angebot, über Lieferscheine bis zur Rechnung. Die Belege kannst du komfortable per E-Mail verschicken!
Kassabuch
Erfasse alle Kassabewegungen ordnungsgemäß und ohne großen Aufwand, oder eine Investition in teure Hardware.
Registrierkasse
Du benötigst eine Registrierkasse nach RKSV2017? Mit unserer Lösung erfüllst du alle Anforderungen!
Bestellungen
Behalte den Überblick über alle deine Bestellungen, sowie Lieferungen oder Teillieferungen.
Zahlungen und OP-Verwaltung
Hier hast du die perfekte Kontrolle über eingehende und ausstehende Zahlungen.
Zeiterfassung
Ob Projektzeiterfassung für ein perfektes Projektcontrolling, oder Arbeitszeiterfassung - hörb kann beides!
Verleih und Vergabe
In hörb kannst du professionell dokumentieren wer sich welchen Artikel geliehen hat, oder entnommen hat.
Verwaltung
Userdaten, Kundendaten, Artikeldaten, Belege etc. sind sicher in der Cloud gespeichert. Mit unseren komfortablen Such- und Filterfunktionen hast du alles griffbereit!
Auswertungen
Übersichtliche Dashboards ermöglichen dir einen schnellen Überblick über deine wichtigsten Kennzahlen.
digitale Rechnungen und Angebote
Belege anlegen und per E-Mail verschicken
Dir stehen in hörb viele verschiedene Belege zur Verfügung (Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigung, Proformarechnung, Nullbeleg, Trainingsbeleg), die du mit wenigen Klicks erstellen kannst.
Mit hörb bist du rechtlich auf der sicheren Seite, die Belege beinhalten alle nötigen Elemente. Belege können für Unternehmen und Privatpersonen ausgestellt werden.
Die Belege können auf deutsch und englisch ausgestellt werden und auch auf steuerliche Besonderheiten wir Umkehr der Steuerschuld für Kunden im Ausland berücksichtigt hörb.
Verschicke dein Angebot, deine Rechnung und alle weiteren Beleg mit einem Klick an den entsprechenden Kunden per E-Mail.
Schnell, komfortable und umweltschonend – erspare dir den Druck und den Versand. Viele Kunden, sind froh über zeitgemäße elektronische Belege und bei Bedarf kann der Beleg natürlich weiterhin auch ausgedruckt werden.
Storno
Sollten du ein Storno zu einer Rechnung ausstellen müssen, weil es sich beispielsweise um eine Fehleingabe handelt ist das mit wenigen Mausklicks möglich: Der Storno-Beleg bezieht sich auf die Rechnungsnummer, zusätzlich wird eine neue Belegnummer vergeben.
Mit dem Stornobeleg wird die Rechnung ausgeglichen. Eine neue korrigierte Rechnung erstellst du einfach mit der Duplizieren Funktion.
Rabatt und Gutschrift
Du kannst auf die gesamte Rechnung einen Rabatt geben oder auf einzelne Positionen. Natürlich können Artikel auch als „nicht Rabatt fähig“ markiert werden (zB: Versandkosten).
Gutscheine oder Gutschriften lassen sich in hörb auch im Handumdrehen umsetzen.
Mit hörb kannst du somit Marketingmaßnahmen gut umsetzen und bist für viele Anforderungen gerüstet!
- Lege Belege nach Bedarf an
- Du kannst Belege mit Ausnahme von freigegeben Rechnungen löschen und bearbeiten bearbeiten
- freigegebne Rechnungen bekommen eine Rechnungsnummer zugewiesen und dürfen dann nicht mehr geändert werden
- Alle Belege können per Knopf Druck per E-Mail verschickt werden
- Die Duplizier Funktion ermöglicht es dir einem Beleg mittels weniger Klicks einen Neune Beleg zu generieren. So kannst du z.b ganz schnell zu einem Angebot die passende Auftragsbestätigung und die Rechnung erstellen
- Rabatte und Gutschriften lassen sich in hörb einfach vergeben - natürlich nur auf rabattfähige Artikel
Kassabuch
Belege anlegen
Wenn du das Kassenbuch nicht mehr manuell führen möchtest, ist hörb die optimale elektronische Kassenlösung. So hast du nicht nur weniger Papierkram, sondern sparen auch noch viel Zeit und bist zu 100 % finanzamtskonform.
Kassenbuchführung mit hörb ist überschaubar und einfach, weil du kannst den Zahlungseingang und -ausgang mühelos im Kassenbuch erfassen. hörb sorgt für eine einmalige und fortlaufende Nummerierung der Belege, das richtige Datum des jeweiligen Eintrages, sowie den korrekter Steuersatz.
Mit hörb hast du immer den aktuellen Kassenbestand im Blick. Den Kassenbestand des Vormonats und des aktuellen Monats.
Die Tages- und Monatsabschlüsse kannst du ganz simpel und komfortabel – per Mausklick erstellen lassen.
- Zahlungseingang und -ausgang einfach erfassen
- fortlaufende Nummerierung der Belege
- Finanzamt konform
- Kassabestand immer im Blick
- Tages und Monatsabschlüsse
RKSV 2017
Du benötigst eine Registrierkasse?
Von der Registrierkassenpflicht betroffen sind alle österreichischen Unternehmen, deren Barumsätze 7.500 Euro im Jahr überschreiten und die mindestens EUR 15.000 Euro Jahresumsatz erwirtschaften.
Wir ergänzen gerne das Modul Registrierkasse und begleiten dich bei den nötigen Schritten in Finanzonline:
Um eine Kasse nach RKSV 2017 rechtskonform zu nützen, muss du mit deinem FinanzOnline User dein Unternehmen im Efsta Portal angelegt werden und ein Zertifikat für die Kassa angefordert werden.
Wir hinterlegen das Zertifikat bei deinem hörb User und schon kannst du starten!
Bestellungen
Kunden anlegen
Dokumentiere mit Hilfe von hörb deine Bestellungen und deren Status. Lieferungen und Teillieferungen können genau nachvollzogen werden. So behältst du alles unter Kontrolle! Im Handumdrehen kann für die Bestellungen die zugehörige Rechnungen erstellt werden.
So sicherst du dir eine professionelle Abwicklung der Bestellungen!
- Bestellung anlegen
- Lieferungen und Teillieferungen dokumentieren
- Lieferschein generieren
Zahlungen / OP
Zahlungen und offene Posten
Behalte deine Zahlungen im Blick!
- filtere welche Zahlungen noch offen sind
- markiere die bereits bezahlten Rechnungen
Zeiterfassung
Projektzeiterfassung
Du setzt Projekte für deine Kunden um? Mit der Projektzeiterfassung hast du volle Transparenz wieviel Zeit für deinen Kunden bzw. das Projekt bereits eingesetzt wurde. Du hast sowohl die Soll-, also auch die Ist-Stunden immer im Blick! Das hilft dir beim Projektcontrolling und in der Kommunikation mit deinem Kunden!
Die Projektzeiterfassung kann auch von allen Mitarbeitern genutzt werden. Du siehts wer wieviele Stunden an dem Projekt gearbeitet hat und kannst auch detaillierte Tätigkeitsbeschreibungen erfassen.
Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitszeit kann in einer übersichtlichen Maske erfasst werden. Homeoffice, Urlaub und Krankenstand können gekennzeichnet werden. Die österreichischen Feiertage sind gekennzeichnet und die aktuellen gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit werden automatisch geprüft.
In hörb kannst du unterschiedliche Arbeitszeitmodelle hinterlegen dementsprechend werden die aktuellen Überstunden und der Resturlaub ausgewiesen, so haben deine Mitarbeiter und du alles im Überblick!
Auswertungen
Du setzt Projekte für deine Kunden um? Mit der Projektzeiterfassung hast du volle Transparenz wieviel Zeit für deinen Kunden bzw. das Projekt bereits eingesetzt wurde. Du hast sowohl die Soll-, also auch die Ist-Stunden immer im Blick! Das hilft dir beim Projektcontrolling und in der Kommunikation mit deinem Kunden!
Die Projektzeiterfassung kann auch von allen Mitarbeitern genutzt werden. Du siehts wer wieviele Stunden an dem Projekt gearbeitet hat und kannst auch detaillierte Tätigkeitsbeschreibungen erfassen.
Verleih und Vergabe
hörb unterstützt Sie bei dem Verleih von Maschinen, Eventzubehör und Ähnlichem, sowie der Vergabe von Verbrauchsgegenständen wie Büromaterial, Streuartikeln etc.. Für die ausgegeben Artikel wird ein Beleg erstellt, der direkt am Computer, oder iPad unterschrieben werden kann.
So ist ohne Papierformulare alles bestens dokumentiert und automatisch archiviert – komplett ohne Ausdrucke, einfach papierlos! D
Auswertungen
Grafiken und Auswertungen im Excel zu erstellen kann sehr zeitintensiv sein. Mit hörb behältst du die wirtschaftliche Lage und die Leistungsfähigkeit von deinem Betrieb immer im Blick- ganz einfach auf Knopfdruck. Anhand von Diagrammen kannst du z.B. auf einen Blick erkennen, welche Produkte oder Kunden besonders hohe Umsätze bescheren.
hörb bietet dir detaillierte Auswertungen zu Kunden, Umsätzen, Artikeln und mit dem Modul Zeiterfassung auch zu den Arbeitszeiten und Projektzeiten.