Belege sind wie eine Visitenkarte – nützte die Chance für ein professionelles und individuelles Auftreten. hörb bietet die hier einige Möglichkeiten um sich vom Mittbewerb positiv abzuheben.
Gestalte ein klares, optisch übersichtliches Beleglayout, dass gleichzeitig zu deinem Unternehmen passt. Du kannst entweder dein Briefpapier verwenden, oder ein neues PDF Dokument erstellen.
1. Deine Markendesign
Beginnen wir ganz am Anfang mit der Frage, was genau ist Markenidentität:
Markenidentität ist das Selbstbild einer Marke. Sie ist die Ansammlung aller Markenelemente (Name, Slogan, Claims, Farben, Formen,..) und -eigenschaften, die ein Unternehmen erschafft, um beim Kunden das richtige Image von sich zu erzeugen. Das ist notwendig um auf dem gesättigten Produkt- und Dienstleistungsmarkt herausstechen zu können! Du hast dein Markendesign definiert? Wunderbar, du kannst direkt zum zweiten Schritt springen!
Stehst du noch am Anfang deiner Unternehmensgründung, oder hast du dir schon Gedanken zu deiner Markenidentität gemacht – für was steht dein Unternehmen, wer ist dein Wunschkunde und was hebt dich vom Wettbewerb ab? Wenn du dir noch keine Gedanken gemacht hast, lohnt es sich das Thema in Angriff zu nehmen – dann kannst du gezielt deine Markenidentität zum Leben zu erwecken und hast einen klaren Fokus!
Im nächsten Schritt kannst du deine Markenidentität, in konkrete Designinhalte umsetzen, die du in all deinen Unternehmensdokumenten und Marketingaktivitäten verwenden kannst. Ein hoher Wiedererkennungswert lohnt sich! Es gibt 4 fundmentale Bausteine, die du definieren solltest. Natürlich gibt es noch andere wesentliche Punkte wie die Bildsprache, etc. – die Darstellung unten ist vereinfacht und soll nur als Denkanstoss dienen.
Schrift
Du musst dich nicht auf eine Schriftart beschränken - es lassen sich gut 2-3 Schriftarten kombinieren, so kannst du bewusst Akzente setzen! Die Schriftarten sagen viel über dein Unternehmen aus, also wähle sie sorgfältig aus.
klassische Serifen-Schriften (wie Times New Roman): vertrauenswürdigen, traditionellen
Serifenlose Schriften (wie Helvetica) wirken clean und modern
Schreibschrift ( wie Allura oder Pacifico) luxuriös oder feminin
Farben
Farben haben einen großen Einfluss darauf, wie deine Marke von deiner Zielgruppe wahrgenommen wird - weil Farben einen großen Einfluss auf unsere Wahrnehmung haben.
Ein paar Beispiele:
Rot die Farbe der Leidenschaft - die perfekte Wahl, wenn deine Markenidentität laut, jugendlich und aufregend ist.
Kulturell denken vielen Menschen bei Grün an die Natur- das passt besonders, wenn deine Marke eine Verbindung zur Natur hat.
Violett ist der Farbe der Vornehmheit, daher ist sie eine sichere Sache, wenn du in deinem Branding ein luxuriöses Gefühl anstrebst.
Elemente
Zusätzlich zum Logo kann es hilfreich sein bestimmte Elemente auszuwählen, um die Wiedererkennbarkeit zu steigern und die Markenpersönlichkeit zu unterstreichen.
So können beispielsweise Symbole und Formen wie Balken, Kreise, Wellen oder Illustrationen sich wie eine rote Linie durch deinen Außenauftritt ziehen.
Verspielt, geradlinig, organische Formen oder passende Illustrationen können deine Aussagen unterstützen.
LOGO
Dein Logo ist der Eckpfeiler deiner Markenidentität- es sollte deutlich kommunizieren, wer du bist und was dir als Marke wichtig ist;
visuell ansprechend sein,
klassisch und nicht zu trendig sein und entweder im im Einklang mit den Standards deiner Branche stehen, oder wenn du davon abweichen möchtest, sollte dies mit Absicht geschehen.
Achte darauf, dass dein Designer dein Logo in mehreren Formaten liefert (wie eine Schwarzweiß-Version oder mehrere Größen), um sicher zu sein, dass du immer das Logo hast, das du brauchst.
2. Deine Belegelemente
Um professionell aufzutreten ist es wichtig übersichtlich und fehlerlose Belege zu gestalten. Ein logischer Aufbau, einer guten und klaren Struktur, sind ebenso wichtig wie der Inhalt. Alle wichtigen Informationen, sowie alle rechtlich erforderlichen Elemente müssen enthalten sein. Hier siehst du beispielsweise welche Inhalte auf den Belege Angebot und Rechnung enthalten sein müssen.
Angebot
- bietendes Unternehmen mit Name und Anschrift und UID-Nummer
- bei der Vergabe von Leistungen an Subunternehmer, müssen diese Teilleistungen gekennzeichnet werden
- Preise und Erläuterungen
- Erläuterungen, Erklärungen bzw. Vorbehalte,
- soweit erforderlich, notwendige Angaben bei Leistungsverträgen zu veränderlichen Preisen,
- die Aufzählung der dem Angebot beigeschlossenen Unterlagen, oder gesondert eingereichten Unterlagen
- allfällige Alternativangebote
- Datum des Angebotes
- Zuschlagsfrist - Angebot gültig bis
Rechnung
- lieferndes, oder leistendes Unternehmen mit Name und Anschrift und UID-Nummer
- Rechnungsempfänger mit Name und Anschrift (+ UID-Nummer wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergehet und der brutto Gesamtbetrag 10.000€ übersteigt)
- Angabe "Rechnung" - es muss ersichtlich sein, dass es sich um eine Rechnung handelt.
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Tag oder Zeitraum der Lieferung bzw. Leistung
- Rechnungspositionen, Art der Leistung, bzw. Ware, Menge, Einzelpreis netto, MwSt. pro Position und Gesamtpreis netto
- Rechnungsbetrag netto
- Summe Mehrwertsteuer je Steuersatz
- Rechnungsbetrag brutto
- Zahlungsfrist, optional Zahlungsziel und Skonto
3. Erstelle Belege im Markendesign
Nachdem die Grundlagen geklärt sind, kannst du dein Markendesign auf deinen Belegen umsetzen. Vielleicht hast du schon ein fertiges Briefpapier, dass deinem Markendesign entspricht – dann kannst du dieses natürlich direkt für deine Belege wiederverwenden und musst das Rad nicht neu erfinden.
Ansonsten kannst du dir deine eigene Vorlage im Word, Excel, oder auch in Designtools erstellen. Eine besonders einfache Lösung, solltest du keine Grafikkenntnisse haben ist das gratis Online Tool „Canva“ eine praktische und sehr komfortable Lösung um professionelle Designs umzusetzen. Hier gibt es sogar Rechnungsvorlagen, die du nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst.
Bitte beachte, dass die Belegtexte weiterhin gut lesbar sein müssen. Du kannst die Kopf- und Fußzeile frei gestalten, einen Rahmen nutzen, oder mit hellen Hintergründen arbeiten. Deine Kreativität sind fast keine Grenzen gesetzt. Deine Markenidentität kannst du zusätzlich mit individuellen Texten – Grußbotschaften, Informationen, Werbeaktionen unterstützen.
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