Welche Fristen muss ich in Österreich bei der Rechnungslegung beachten?

3 Regelungen die du kennen solltest

Als selbständiger Unternehmer möchtest du dich höchstwahrscheinlich anderen, wichtigeren Dingen widmen und nicht zu viel Zeit mit dem Schreiben von Rechnungen verbringen. Der Kundenwunsch und offene Aufträge haben Vorrang, beim Rechnungen schreiben herrscht Aufschieberritis? Trotzdem ist es wichtig, sich neben dem Kerngeschäft auch dem “lästigen Papierkram” zu widmen, um das Geld für deine Leistungen oder Produkte zu bekommen. Auch wenn es im unternehmerischen Alltag oft vorkommt, dass sich die Liste an Aufträgen und offenen Rechnungen stapelt, ist es eine gefährliche Vorgehensweise, die Büroarbeit auf die lange Bank zu schieben.

Es gibt nach dem Umsatzsteuergesetz eine Pflicht Rechnungen auszustellen. Haben Sie gewusst, dass Sie sogar Strafen bekommen können, wenn Sie die Rechnungen nicht rechtzeitig stellen? Dieses Bußgeld kann sogar mehrere 100 oder 1000 Euro betragen.

Für eine professionelle Rechnungsstellung ist es leider unumgänglich sich auch mit dem Thema Fristen und Regeln zu befassen. Wir fassen in diesem Beitrag die wichtigsten Punkte für dich zusammen. Natürlich ersetzt der Beitrag keine Beratung eines Steuerberaters oder Rechtsanwalts. Mit unserer Check-Liste ausgerüstet, kannst du mögliche Lücken oder Beratungsbedarf schnell identifizieren. 

1. Wann besteht die Pflicht Rechnungen auszustellen?

Nach Ausführung des Umsatzes, hast du maximal sechs Monate Zeit um deine Rechnungsausstellung pflichtgemäß zu erledigen, wenn einer der folgende Punkte erfüllt ist.

Wenn es sich um innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet handelt und die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, muss die Rechnung bis zum 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Monats ausgehändigt werden.  

Achtung:

Auch wenn auf die allgemeine Verpflichtung der Rechnungsausstellung an Nichtunternehmer im Umsatzsteuergesetz nicht hingewiesen wird, so empfiehlt es sich aus zivilrechtlichen Gründen einer Privatperson eine Rechnung auszuhändigen (Haftung, Garantie und Gewährleistung).Wenn Sie Ihre Rechnungen zügig erstellen und versenden, dürfen Sie auch mit schnelleren Zahlungseingängen rechnen. Deshalb ist es aus deinem eigenen Interesse heraus sinnvoll, die Rechnungserstellung nicht zu lange hinauszuschieben.

2. Was ist hinsichtlich der Zahlungsfristen zu beachten?

Als UnternehmerIn kannst du deinen Kunden unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten anbieten. Die Zahlung kann direkt bei der Konsumation, oder Übergabe von Produkten und Dienstleistungen stattfinden.

Alternativ kann die Rechnung und Zahlung auch  vor dem Versand deines Produktes, oder der Durchführung deiner Dienstleistung – oder zu einem späteren Zeitpunkt vereinbart sein.

Corona-Krise und die Zahlungsmoral

Österreichweit begleichen 2020 23 % (2019: 16 %) ihre offenen Rechnungen zu spät. Für 2021 zeichnen die Unternehmer ein deutlich düsteres Bild und erwarten eine gravierende Verschlechterung des heimischen Zahlungsverhaltens, wobei die kleinen und mittleren Unternehmen besonders strak betroffen sind.
6 von 10 Betrieben müssen bei ausstehenden Forderungen mahnen. Klare Zahlungsziele und ein guter Überblick über alle offenen Forderungen ist in diesen Zeiten noch wichtiger für dein Unternehmen.

3. Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht für Belege (Rechnungen, Bank- und Kassenbelege) beträgt in Österreich grundsätzlich 7 Jahre.

Ein Beispiel: Rechnungen die auf Jänner 2021 datiert sind, müssen rechtlich bis 31.12.2028 aufbewahrt werden – ab 1.1.2029 kann das Dokument vernichtet werden.

Ein Nichtbeachtung der Aufbewahrungspflicht kann mit Geldbußen geahndet werden.

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https://www.wko.at/, https://www.finanz.at/, ksv.at 

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